http://dx.doi.org/10.35381/r.k.v5i4.969

 

Determinación de costos en la industria de alimentos y bebidas para la toma de decisiones

 

Determination of costs in the food and beverage industry for decision making

 

 

 

Andrea Abigail Munzón-Romero

andrea.munzon59@est.ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0003-4297-0462

 

Gina Patricia Cuadrado-Sánchez

gcuadrado@ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-4259-4906

 

Jorge Edwin Ormaza-Andrade

jormaza@ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0001-5449-1042

 

 

 

 

 

Recibido: 01 de junio de 2020

Revisado: 20 de junio de 2020

Aprobado: 02 de septiembre de 2020

Publicado: 24 de septiembre de 2020

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RESUMEN

El objetivo de la investigación consiste en diseñar un sistema de costos por órdenes de producción en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues, para la acertada toma de decisiones. De tipo descriptiva en una población de 368 microempresas. El 39% de los encuestados consideran que la carencia de datos contables no permite tomar decisiones adecuadas y oportunas, mostrando que existe un perjuicio al no implantar un sistema de este tipo. Ecuador es uno de los países en Latinoamérica con uno de los mayores porcentajes de creación de microempresas; no obstante, no se sostienen en el tiempo por falta de estudios técnicos y carente información contable. El modelo propuesto es adecuado al manejo de una microempresa dedicada al expendio de alimentos y bebidas, porque permite obtener información específica sobre la situación contable y financiera del negocio que conlleva a desarrollar estrategias empresariales.

 

Descriptores: Contabilidad; información económica; creatividad; manipulación de datos. (Palabras tomadas del Tesauro UNESCO).

 

 

 

 

ABSTRACT

The objective of the research is to design a cost system for production orders in the microenterprises that sell food and beverages in the city of Azogues, for correct decision-making. Descriptive in a population of 368 microenterprises. 39% of those surveyed consider that the lack of accounting data does not allow adequate and timely decisions to be made, showing that there is harm by not implementing a system of this type. Ecuador is one of the countries in Latin America with one of the highest percentages of micro-business creation; however, they are not sustained over time due to lack of technical studies and lack of accounting information. The proposed model is suitable for the management of a microenterprise dedicated to the sale of food and beverages, because it allows obtaining specific information on the accounting and financial situation of the business that leads to developing business strategies.

 

Descriptors: Accounting, economic information, creativity, data processing. (Words taken from the UNESCO Thesaurus).

 

 

 

INTRODUCCIÓN

La toma de decisiones en las microempresas se define como la selección de las mejores alternativas para lograr eficiencia financiera, sostenibilidad y claridad al momento de realizar compras de equipos, contrataciones o futuras inversiones. Una toma de decisiones consciente supone una planificación clara de las metas y una visión sobre el futuro del emprendimiento; las decisiones deben siempre fundamentarse en datos contables precisos que salgan de un análisis técnico de costos; sin embargo, una de las herramientas que podrían corregir el rumbo de las microempresas es la contabilidad por órdenes de producción.

El manejo contable por órdenes de producción se define como un procedimiento contable con el que se registra, acumula, distribuye, estudia y reporta sobre los costos de un proceso productivo en cada una de sus actividades. Para la aplicación de un sistema de estas características, se debe crear un modelo adecuado a las necesidades de las microempresas, en este caso, establecer los costos de cada una de las fases de la producción para obtener como resultado el costo real del producto.

En consecuencia, el uso de herramientas técnicas como un manejo contable mediante órdenes de producción con sistemas apropiados de control de inventarios, procesos productivos, control de costos de producción y comercialización, como también los registros contables, repercute en el crecimiento y estabilidad de un negocio. El funcionamiento de un modelo de control contable con estas características se convierte en la clave para que los negocios se vuelvan sostenibles y competitivos en el tiempo.

En este contexto, se debe precisar que, en la ciudad de Azogues - Ecuador de acuerdo al catastro del Servicio de Rentas Internas (SRI), se encuentran funcionando alrededor de 368 microempresas de expendio de alimentos y bebidas, las mismas que en su mayoría desconocen la situación actual de sus activos, pasivos, patrimonio y resultados financieros, situación que complica la actividad profesional de sus propietarios o gestores, poniendo en riesgo inclusive la vida de los establecimientos. Ante esta realidad, en la investigación se plantea como problema de estudio el siguiente: ¿cómo mejorar la toma de decisiones en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues a partir de la determinación de los costos de producción? Es así que, el objetivo de la investigación consiste en diseñar un sistema de costos por órdenes de producción en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues, para la acertada toma de decisiones.

 

Referencial teórico

Proceso de toma de decisiones en las PYMES

La toma de decisiones es un proceso mediante el que se debe elegir entre dos o más alternativas, y la selección de una u otra tiene repercusiones significativas y trascendentes en la empresa o negocio. El proceso de toma de decisiones incluye definir un problema, recolectar información y escoger un camino de acciones a través de la respuesta a preguntas sobre las metas planteadas, los responsables, los recursos disponibles para tomar la decisión, y las condiciones en las que se presenta la dificultad, en las que se establecen presiones económicas y de mercado, recursos tecnológicos, identificación de posibles impactos de variaciones en la competencia, entre otros; es así que, de los elementos que se analizan durante la toma de decisiones están la certidumbre, incertidumbre, el riesgo, probabilidad objetiva y subjetiva (Chávez-Ruiz, & Vallejos-Angulo, 2017).

Por consiguiente, la certidumbre significa mantenerse informado de todo lo que acontece respecto a una problemática, que se convierte en seguridad sobre los pasos a darse en la situación establecida, teniendo como fundamento la claridad necesaria para solucionar las aristas de los problemas, mientras que,  conocer es tener certeza sobre los resultados; sin embargo, la incertidumbre es no contar con todos los datos para tomar una decisión informada sobre diferentes procesos, lo que influye en los términos de contratación o inversiones para la apertura de nuevos productos o servicios o quizás abrir un nuevo local comercial, es así que, tener o no la información se convierte en la diferencia entre tomar una decisión adecuada o traer pérdidas para el negocio; cabe recalcar que la información contable provee de los datos para tomar decisiones con certidumbre cuando sea posible (Gómez-Cano, et al., 2017).

Por otra parte, el riesgo se establece como la probabilidad objetiva o subjetiva de obtener pérdidas de algún tipo en caso que no se logren los resultados esperados, aunque de darse lo opuesto, todo se tornaría en elementos positivos para la empresa; de la misma manera, la información de la que se dispone para tomar decisiones con un grado de riesgo conocido es esencial, entonces el cálculo del riesgo a tomar con el monto que se arriesgaría debe ser bastante preciso, tomando en cuenta índices objetivos y claros o convicciones pertinentes; el tipo de decisiones que se toman, tienen un rango amplio que van desde rutinarias, pasando por adaptativas, de reducción de errores, hasta llegar a innovadoras (Ayala & Fino, 2015).

Las PYMES no están exentas de tomar decisiones, por consiguiente, lo hacen sobre una base asistemática y poco objetiva, sin contar con la contabilidad como herramienta que pretende registrar los eventos económicos mediante procesos y técnicas específicas para determinar los beneficios económicos y así optimizar el tiempo en la toma de decisiones (Abad, et al., 2019), revelando su importancia e inclusive su denotación esencial para el manejo de los estados financieros que responden a necesidades de una economía globalizada. La contabilidad en microempresas debe siempre apegarse a estándares nacionales e internacionales como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), normativa que se aplica en Ecuador desde el año 2006, siendo obligatoria su adopción desde el año 2009 de acuerdo con la resolución de la Superintendencia de Compañías (Mantilla, 2015), estas acciones tienen el objetivo de reconocer, medir, presentar la información de las transacciones y hechos económicos que afectan a las organizaciones (Boz, et al., 2015).

Por tanto, el problema reside en considerar a las PYMES como aquellas entidades que no tienen obligación pública de rendir cuentas y que publican sus estados financieros con propósitos generales de información (IASB, 2009), no para toma de decisiones; en este sentido, las PYMES en un principio consideraban la adopción de las NIIF costosas y confusas, revelando la necesidad de estándares que mejoren su participación y comparación de la información nacional e internacional (IASB, 2009). En el Ecuador, mediante la resolución número SC.Q. ICI. CPAIFRS.11.01 publicada el 12 de enero de

2011

 

 

 

se resolvió los lineamientos para la aplicación de las NIIF’S Full y las NIIF’S Pymes que deberán considerar las PYMES ecuatorianas (Superintendencia de Compañías, 2011); según como muestra la tabla 1, los lineamientos para que se implanten las NIIF en las PYMES son bastante accesibles para el microempresario.

 

Tabla 1

Lineamientos para implementar las NIIF en las PYMES del Ecuador.

Variables

Valores

Activos Totales

0 - 4 millones de dólares

Ventas brutas anuales

0 - 5 millones de dólares

Personal ocupado

0-200 personal ocupado

No estar inscrita en el registro del Mercado de Valores

 

No ser constituyente u originador de un contrato fiduciario.

 

 

Fuente: IASB (2009).

 

 

 

 

En Ecuador, la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, en su artículo 20, indica que la contabilidad se llevará por el sistema de partida doble (…), mientras que, en el artículo 21 en lo referente a estados financieros, indica que servirán de plataforma para “la presentación de las declaraciones de impuestos (…) las entidades y organismos del sector público (…) que requieran conocer la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios” (p. 32), logrando determinar que los estados financieros contribuyen en la toma disecciones de financiamiento e inversión y para constantes evaluaciones de la administración empresarial.

De acuerdo con lo expuesto, la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS) en su artículo 2, indica que las microempresas constituyen a las organizaciones económicas populares como los emprendimientos unipersonales, familiares, barriales, comunales, las micro unidades productivas, los trabajadores a domicilio, los comerciantes minoristas, los talleres y pequeños negocios que integran la economía popular y serán promovidas con criterio de solidaridad creando y fomentando programas de inclusión. De su lado, el Código Orgánico de la Producción Comercio e Inversiones (COPCI) en el capítulo I del fomento y desarrollo de las PYMES en el artículo 53, las define como una unidad de producción con un valor de ventas anuales y un límite de trabajadores establecido.

Al respecto, en Ecuador las microempresas de acuerdo con su desarrollo económico y geográfico se concentran en las ciudades de Quito y Guayaquil en un 70%, en Azuay, Manabí y Tungurahua en un 15%; y un 8% se distribuyen en el resto de provincias; según datos proporcionados por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), en el Ecuador existen cerca de 884.236 empresas en el año 2017, distribuyéndolas de acuerdo con su tamaño como variables de clasificación. De acuerdo con lo expuesto, y reconociendo que Ecuador es un país de emprendedores, según el “Global Entrepreneurship Monitor GEM 2017 – Ecuador” (Lasio, et al., 2015), se sostiene que ocupa el primer lugar en la creación de microempresas de Latinoamérica, se revela la importancia de las microempresas en Ecuador al considerarlas potenciadoras de riqueza y empleo, dinamizando la economía de regiones con problemas y tensiones propias de su contexto social.

De este modo, las PYMES, mantienen un alto grado de importancia para la economía nacional, al generar aportaciones a la distribución de bienes, servicios y de producción respondiendo a la adaptación de cambios tecnológicos y contribuyendo a la generación de empleo. En el caso ecuatoriano, las PYMES han tenido que sobrellevar escenarios complejos por la situación económica y el limitado accionar del Estado por la falta de incentivos a la producción (Rodríguez, et al., 2019).

 

La toma de decisiones fundamentada en los estados financieros de las PYMES

La toma de decisiones es una herramienta utilizada en empresas de todo tipo e involucradas en distintas áreas de producción y servicio, contexto en el que la contabilidad ayuda a tomar decisiones rutinarias como adquirir una máquina o contratar mano de obra, así como, la eliminación de un producto o servicio (Rodríguez, et al.,  2019); hacerlo en base a información evita pérdidas económicas, más aún cuando la calidad de las decisiones se fundamenta en la calidad de información contable disponible. Para esto existe un proceso estandarizado que comienza con el análisis y el reconocimiento del problema, para luego establecer los datos adyacentes al mismo que se convertirá en un estudio y un abanico de posibles soluciones, para finalizar con la selección de la mejor alternativa, la puesta en práctica y el seguimiento (Balcázar-Sarmiento, et al., 2019).

Una de las claves de la toma de decisiones es planear la utilidad que  requiere la empresa para funcionar sin problemas financieros, lo que involucra conocer el volumen de la producción, los precios y los procesos de producción; este análisis del equilibrio entre el costo, el volumen y la utilidad brinda la posibilidad de modelar los datos para que los directivos de la empresa tomen decisiones adecuadas, es así que, el punto de equilibrio se logra cuando los ingresos en su totalidad cubren los costos de producción, recogiendo el mínimo nivel de producción y ventas para que cubran los gastos de la empresa. Entre las ventajas de tener un punto de equilibrio están establecer alternativas para la toma de decisiones, nuevos productos, seleccionar procesos de producción, determinar precios, e indicar el nivel de ventas que cubran los costos (Ayala & Fino, 2015).

Bajo este contexto, el objetivo de la contabilidad de costos en el caso de las microempresas, es obtener el monto de utilidad o pérdida, por consiguiente, si las empresas no disponen de un sistema eficiente de información contable será difícil la toma de decisiones sobre procesos de operación, financiamiento, e inversión (Herz, 2015). Por lo tanto, el objetivo no se enfoca solo en generar información, sino también, que la misma sea útil y oportuna para lograr los objetivos de la empresa y proporcione datos necesarios para planificar y proyectar acciones hacia el futuro; todo esto produce la rentabilidad; es decir, la relación existente entre los ingresos y los costos generados por el uso de los activos de la empresa (Gitman & Zutter, 2007), necesaria para que la misma siga funcionando por un largo periodo de tiempo, garantizando estabilidad económica, competitividad, permanencia en el mercado, y seguridad en la toma de decisiones para un crecimiento continuo.

La información presentada por el análisis de costos que representa un conjunto de datos, ordenados y sistemáticos, se expresa en términos de dinero; mediante esta información se describe la situación financiera, los resultados de las operaciones y otros aspectos relacionados con la obtención y el uso del dinero (Gómez, et al., 2017) reflejándose en los estados financieros el desempeño financiero y los flujos de efectivo de una empresa (Estupiñán, 2017). Los datos permiten conocer el costo beneficio de una inversión o la introducción de un nuevo producto, y es de vital importancia para una empresa la relación entre la toma de decisiones, el interés de los miembros de la empresa y los objetivos del negocio (Chávez & Vallejos, 2017), sin importar que sean microempresas con producción a menor escala, en áreas de comercio, producción o servicios, operadas por una persona natural, familia o grupo de personas con ingresos.

La contabilidad de costos: costos y gastos necesarios para la producción u oferta de un bien o servicio.

La contabilidad es la disciplina que estudia y analiza los datos sobre las decisiones económicas en una organización, mediante técnicas precisas y específicas (Vera, et al., 2016); es importante también señalar que la contabilidad siempre tiene como fundamento la recopilación, registro, clasificación y presentación de la información de forma cuantificable y monetaria (Ayala & Fino, 2015). Existe ya información sobre la importancia que tiene la contabilidad en el sector de las microempresas así como estudios sobre las herramientas contables y su influencia en la toma de decisiones (Balcázar, et al., 2019) o la gestión contable mediante Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para PYMES (Quizhpi-Barbecho, et al., 2019).

La contabilidad de costos determina todos los costos y gastos que tiene una empresa establecida para que ofrezca un servicio o producto, lo que a la larga significa mantener controles sobre la producción, venta, administración y finanzas de un producto o servicio; el costo se establece como aquel valor pagado para obtener un servicio o un bien, lo que implica una reducción de activos en una empresa, es así que, en la contabilidad de costos se precisan en forma inicial tanto aquellos costos que se proyectaron en un inicio y los ingresos que recibió la empresa de forma efectiva, tomando en cuenta el producto, el volumen, las tareas, el tiempo para concretar el producto, la producción misma, entre otros elementos. Para valorar el producto debe determinarse el costo de los materiales tanto de forma directa como indirecta, los costos para fabricar el producto y la mano de obra (Capa-Benítez, et al.,  2019).

Desde otra perspectiva, los elementos necesarios para la elaboración o manufactura de un producto es la producción misma, la influencia del mercado, lo que se gasta en salarios y la situación financiera, elementos que influyen de manera gradual en el precio final del producto, pues no debe incluirse solo el valor de los materiales, sino el salario de los trabajadores, el mercadeo y publicidad, la carga impositiva, entre otros; la importancia de realizar una contabilidad de costos en una empresa está en el control de los procesos que se realizan, información que se convierte en decisiones beneficiosas (Ayala & Fino, 2015). Los datos obtenidos a partir de la contabilidad de costos se transforman en la posibilidad del desarrollo de nuevas ideas y el diagnóstico de los procesos desde un enfoque de eficiencia, y los documentos contables mantienen la situación de la empresa y el éxito de la contabilidad de costos consiste en que la empresa logre un equilibrio general entre ingresos y gastos (Capa-Benítez, et al.,  2019).

Entre los objetivos establecidos para la contabilidad de costos se encuentra determinar los datos para el costo de ventas, la utilidad y la pérdida en un periodo de tiempo establecido, mostrar el costo de los inventarios para la presentación de la situación financiera o los balances empresariales, brindar información para la toma de decisiones, y el posterior desarrollo y ejecución de estrategias empresariales innovadoras. La información que se toma en cuenta para la determinación de costos, se sustenta en las siguientes categorías: a) elementos de costo del servicio o producto; b) producción; c) volumen; d) la necesidad para asociarlos; e) el departamento donde se obtiene la información; f) procesos realizados; g) periodos de tiempo; h) vínculo entre planificación, control y la toma de decisiones (Cabrera-De-Palacio, 2018).

En este orden de ideas, los costos de producción son aquellos gastos necesarios para que un servicio o producto vea la luz, dejando de lado otros gastos como los financieros, y entre los elementos que se toman en cuenta está la materia prima, la mano de obra, alquileres, asesoramiento, y otros relacionados: a) la materia prima se define como los materiales a ser transformados durante la producción; b) la mano de obra es aquel recurso humano involucrado en la cadena de producción de forma directa; c) por último, los costos indirectos de producción incluyen la mano de obra indirecta, alquileres, impuestos, y otros elementos necesarios para la producción u oferta de un servicio (Chacón & Galia, 2016).

La mano de obra también está dividida en mano de obra directa e indirecta. En el primer caso, se habla de los trabajadores que intervienen en la elaboración del producto a los que se les debe pagar, por lo que aquel pago debe agregarse al costo de producción; la mano de obra indirecta, por su parte, está vinculado al salario de trabajadores que colaboran en la elaboración del producto, sin involucrarse de forma directa. De la misma forma que en la materia prima, debe haber una tarjeta o planilla de trabajo con la que se organiza el trabajo (Cabrera-De-Palacio, 2018). Por último, los gastos generales de fabricación que incluyen aquellos costos indirectos como cargas fabriles o generalidades de producción, que deben también tomarse en cuenta mediante una hoja de gastos que se aplica en cada fase de elaboración del producto (Chacón & Galia, 2016).

El cálculo del costo de producción se realiza dependiendo de los elementos que han sido especificados, es así que, la materia prima incluye el transporte de la misma, la aduana, los impuestos y demás elementos que deben calcularse por unidad producida. En la mano de obra, se incluye una serie de elementos como el sueldo, la seguridad social, la capacitación, las pensiones, estableciendo un costo por hora de trabajo. Los costos indirectos deben incluir todos los costos de alquiler, mano de obra indirecta y más, tomando como referencia lo anterior, no obstante, los costos unitarios son el producto de la división entre las unidades que se han producido y los costos totales, por lo tanto, cuando todos los elementos han sido calculados, se obtiene la diferencia entre el precio de venta y el cálculo del costo de producción es el margen unitario bruto, y al multiplicarlo por la producción se obtiene el beneficio total de la empresa (Rodríguez, et al., 2019).

Los costos por órdenes de producción deben aplicarse cuando los productos se diversifican según las necesidades materiales; los productos están especificados de acuerdo con el cliente y al precio con el que está cotizado, y el costo de la elaboración del producto está vinculado al artículo que se produce; este sistema de costeo se aplica a un grupo de productos similares, que son utilizados de acuerdo con la orden de producción, y se obtienen los costos unitarios mediante la división de los costos totales por orden para multiplicarse por el número de unidades producidas (Cabrera-De-Palacio, 2018). Las solicitudes del material directo y los costos de mano de obra tienen el número de la orden individual, mientras que los costos indirectos se aplican a las órdenes individuales que tienen un costo que se determina con anterioridad.

Los tipos de producción se clasifican según la información que producen: a) de acuerdo con el departamento donde se originan, se establecen como costos de distribución, administración, financiamiento y producción; b) si se establecen por el periodo de tiempo se dividen en históricos y predeterminados; c) la clasificación para la toma de decisiones es una de las más interesantes para este trabajo y se establecen como información relevante o no relevante; d) el volumen de costos también produce una clasificación, determinando costos fijos, variables, semivariables, mixtos, y escalonados (Guzmán & Cifuentes, 2010). 

 

MÉTODO

El tipo de investigación fue no experimental debido a que no se manipularon las variables de la investigación, su alcance fue descriptivo porque buscó especificar las propiedades, características y los perfiles del grupo a ser analizados y explicativo debido a que estuvo dirigido a responder la causa de los eventos; es decir, se centró a describir por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se manifiesta en las PYMES de expendio de alimentos y bebidas (Hernández-Sampieri, et al., 2014); para este estudio en particular se tomó un diseño transaccional al realizarse el levantamiento de datos en un espacio de tiempo determinado.

Como método principal, se recurrió al deductivo-inductivo, ya que partió de una idea general para luego ir a datos específicos de campo sobre las microempresas en la ciudad de Azogues. Se utilizó la técnica de recolección de datos con la aplicación de una encuesta (Grande & Abascal, 2005) a través de un cuestionario validado y orientado a recabar información sobre la importancia del uso de la contabilidad en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues.

El universo de estudio estuvo conformado por las 368 microempresas dedicadas a la venta de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues (catastro del SRI). Se aplicó un muestreo de tipo intencional por conveniencia, los criterios establecidos se basaron en: empresas en marcha, accesibilidad y disponibilidad de tiempo, en consecuencia, la muestra ascendió a 88 microempresas del sector de alimentos y bebidas; los datos obtenidos se expresaron en porcentajes que fueron analizados mediante estadística descriptiva.

 

RESULTADOS

Registros contables

El registro contable es una herramienta directa para tomar decisiones sobre crecimiento, inversiones, marketing, contratación, y demás elementos que establecen si una empresa tiene la capacidad de mantenerse en el tiempo y ser competitiva, algo que es importante cuando existen negocios de las mismas características como lo que sucede en la ciudad de Azogues, es así que, en el interés de la investigación en torno a conocer si las microempresas en su ejercicio laboral, llevan o no contabilidad, se encontró que el 51 % de las microempresas lo hacen, en tanto que, el 48 % de las mismas no llevan un registro contable, dato que muestra de forma clara que dichos negocios carecen de información financiera apegada a las normativas nacionales e internacionales que permita tener beneficios de diversa índole.

 

Uso de un sistema contable

La contabilidad es un sistema que aporta grandes beneficios para la toma de decisiones en los negocios; sin embargo, no siempre se aplica, ya que varios de ellos no cuentan con el personal capacitado en el área contable; en este sentido, al referir a los motivos más relevantes para que las microempresas no lleven un registro contable, se encontraron respuestas como: un 48% manifestó que el tamaño del negocio no es lo suficientemente grande para llevar contabilidad, un 18% señaló no contar con la suficiente información para implantar el sistema, y el 14% restante considera que los costos de los sistemas son muy elevados.

Otro aspecto relevante estuvo en conocer qué tan importante era para los dueños o administradores de estos negocios el uso de un sistema contable. Al respecto, un 65% de los encuestados consideraron a la contabilidad como algo muy importante, lo que contrasta con la cifra de negocios que llevan contabilidad. Según los resultados obtenidos, deja claro la importancia del uso de un sistema contable porque apoya a la toma de decisiones en un negocio, ya que la contabilidad brinda información oportuna y eficiente.

 

Asesoramiento contable

Los microempresarios dedicados al expendio de alimentos y bebidas tienden a crear los negocios sin tener un sistema contable que vaya más allá de compras y ventas, por lo que consideran importante el asesoramiento en el área de la contabilidad, conociendo que sus registros contables no siempre muestran resultados fiables que les permitan su crecimiento y seguridad, es por esto que, al preguntarles a los participantes de la investigación si consideran importante un asesoramiento en el área financiera y contable, se observó que el 57% de los mismos sostiene que es muy importante, probándose que los microempresarios tienen la voluntad de establecer un sistema; sin embargo, no cuentan con los recursos o la capacitación para hacerlo, por tanto, las cifras confirman lo conscientes que son los representantes de las microempresas de tener asesoramiento en el área contable.

De igual forma los resultados revelaron que al referirse a la frecuencia con la que las empresas llevan registros contables, se evidenció que un 39% de los negocios lo hacen de forma diaria, cifra que muestra que llevar la contabilidad en un negocio de expendio de alimentos y bebidas resulta una costumbre todavía muy lejana que termina perjudicándolos a largo plazo.

 

 

 

 

 

Toma de decisiones frente a la rentabilidad

Se nota una clara contradicción entre el reconocimiento de la importancia de la contabilidad en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas, y el conocimiento y capacidad adquirida para conseguir implantar un sistema apegado a las normativas estándar, ya que no presentan la formación necesaria en el área ni encuentran una motivación en los beneficios o perjuicios de no tener un sistema.

Con lo antes expuesto, se procedió a preguntar a los encuestados, hasta qué punto ellos consideran que el hecho de no tener un sistema contable limita la toma de decisiones oportunas en el negocio. Al respecto, un 39% de los encuestados consideran que la carencia de datos contables no permite tomar decisiones adecuadas y oportunas, mostrando que existe un perjuicio al no implantar un sistema de este tipo.

Al consultar a los participantes si consideran que la rentabilidad de su microempresa va de la mano del uso de la contabilidad, el 43% de los encuestados dijo estar de acuerdo con dicha postura, ya que llevar contabilidad brinda pautas y guías claras de la rentabilidad que se alcanza con su empresa; en consecuencia, es esencial elaborar un modelo de contabilidad básico aplicable a estos negocios, y uno de los que se ha probado más efectivo en este tipo de negocios es el de costos por órdenes de producción.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROPUESTA

Esquema de contabilidad de costos por órdenes de producción

Según los resultados obtenidos de la investigación se propone diseñar un sistema de costos por órdenes de producción en las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues, para la acertada toma de decisiones. El esquema propuesto se observa en la figura 3:

Figura 3. Esquema de contabilidad de costos por órdenes de producción.

 

Fase 1.- Control y manejo de inventarios

Tener un eficiente control y manejo de los inventarios, trae consigo una serie de beneficios como son evitar los desperdicios, se identifican nuevas oportunidades, se adquiere lo necesario para el proceso de producción, se evita el daño de materia prima, todos los componentes hacen que la empresa tome decisiones acertadas y adquiera más competitividad en el mercado y a su vez la rentabilidad sea mayor, así como se muestra en la tabla 2 sobre el control y manejo de inventarios:

 

 

 

Tabla 2.

Control y manejo de inventarios.

Práctica

Objetivo

Resultado

Abastecimiento del producto

Cubrir las necesidades según la producción, en los plazos idóneos con todos los estándares de calidad y forma

Stock eficiente

Almacenamiento y clasificación de los productos 

Ubicar la materia prima en un espacio físico adecuado y acondicionado y asegurar el flujo correcto de los productos para la cadena de producción.

Materia prima en buen estado

Constatación física permanente 

Realizar una constatación periódica de las existencias en bodega, para evitar pérdidas o incrementos de costos.

Control del inventario 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Según lo antes mencionado, se aprecia lo importante que es tener un control eficiente de los inventarios y en este caso se basará en un sistema de inventario permanente de valoración PEPS, que facilita la salida de materia prima que ingresó primero al almacén, evitando el daño o caducidad de los productos, para ello, es fundamental el manejo y la utilización de kárdex por cada producto en donde se registrará las entradas y salidas de mercancía así como las existencias, tal como se muestra en la figura 4:

Figura 4. Control de almacén método PEPS

 

 

Fase 2.- Proceso productivo

Cada etapa del proceso productivo es indispensable para obtener el costo total del producto terminado. La implementación de este tipo de proceso en un restaurante necesita una adaptación prolija y más simple, ya que las órdenes de producción son inmediatas; el estudio de los costos se realiza al finalizar el mes. Una vez que se obtengan los costos de cada una de las etapas de la producción, será más sencillo obtener el costo del producto terminado. Los elementos que se analizan en esta fase se describen de la figura 5.

Figura 5. Hoja de costos.

El restaurante tiene una nómina de 4 personas que perciben el salario básico más beneficios sociales; sin embargo, para efectos de cálculo se considera solo el salario de una persona, en el supuesto que esta persona realiza todo el proceso debido a que las actividades en la preparación son muy pequeñas.

La orden de producción requirió un total de dos horas de mano de obra directa, la asignación y el registro del costo se calculará de la siguiente forma:

Costo por hora de producción = $3.84 (costo unitario por hora) x 2 (horas) = $7.69

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 6. Costos y gastos operativos.

 

 

 

 

 

Para garantizar la comprensión del funcionamiento del sistema, se ha trabajado en un ejemplo práctico sobre la forma en la que se manejarían el sistema de costos por etapa de proceso productivo.

 

Fase 3.- Costo de producción

Para obtener el costo de producción por cada lote u orden de producción, es esencial sumar el registro adecuado de los 3 elementos que incluye la mano de obra, materia prima y los costos indirectos como se muestra en la figura 7.

 

Figura 7. Estado de costos.

Una vez que se obtenga el valor total de la producción se determinará un valor unitario, para luego asignar el valor a los inventarios finales, así como también a las unidades vendidas (ver figura 8).

 

Figura 8. Costo unitario de producción

Este procedimiento permitirá al propietario o administrador del negocio realizar un análisis del comportamiento de cada uno de los indicadores financieros del negocio, así como conocer la realidad de la utilidad al fin de un periodo, el correcto manejo de los inventarios, y la reducción de los costos.

 

Fase 4.- Costos de comercialización

Gastos de comercialización para determinar el precio de venta al público: otro de los factores importantes para determinar el costo venta son los gastos de comercialización, que se lo realiza con el único objetivo de distribuir los productos terminados dentro del mercado regional y nacional para ello es importante considerar algunos aspectos como el detalle de gastos y el tratamiento, según se especifica en la tabla 3:

 

Tabla 3.

Detalle de gastos y tratamiento.

 

Detalle

Tratamiento

Gastos de publicidad y promoción

·         Realizar un estudio de mercado

·         Promocionar el producto, en las diferentes plataformas que hoy en día existen.

Gastos de transporte

·         Gestionar el transporte idóneo para el traslado del producto

·         Garantizar la correcta distribución del producto

Gastos de empaque y embalaje

·         Optimizar los costos de los envases utilizados para la distribución de los productos.

·         Trabajar con envases que sea biodegradables que contribuyan con el cuidado del medio ambiente.

 

 

 

 

Fase 5.- Registros contables

El efecto contable del sistema de costeo por órdenes de producción se expone en la figura 9.

Figura 9. Libro diario.

 

 

 

 

 

CONCLUSIÓN

La importancia de realizar y contar con una contabilidad de costos en una empresa, se centra fundamentalmente en el control adecuado de cada uno de los procesos que se efectúan, ya que determina de manera minuciosa todos los costos y gastos que forman parte de un producto o servicio, donde se obtiene el costo real del bien para su posterior comercialización.

El objetivo de la contabilidad de costos, no solo es generar información, sino que esta sea útil y oportuna para lograr los objetivos de las empresas; así como, obtener datos para planificar y proyectar acciones a futuro; en este contexto, el uso correcto de esta información garantiza estabilidad económica, competitividad, permanencia en el mercado y seguridad a la hora de tomar decisiones.

Ecuador es uno de los países en Latinoamérica con uno de los mayores porcentajes de creación de microempresas; no obstante, no se sostienen en el tiempo por falta de estudios técnicos y carente información contable para la toma de decisiones.

El modelo propuesto es adecuado al manejo de una microempresa dedicada al expendio de alimentos y bebidas, porque permite obtener información específica sobre la situación contable y financiera del negocio que conlleva a desarrollar estrategias empresariales.

En definitiva, el objetivo de la presente investigación propone beneficios a las partes interesadas o stakeholders, ya que una organización que cuente con un sistema de costeo y este motive a la acertada toma de decisiones, dará impulso al crecimiento y desarrollo empresarial, económico, laboral y a la sociedad en general con el aporte óptimo y justo de los tributos.

 

FINANCIAMIENTO

No monetario.

 

 

 

AGRADECIMIENTO

A las microempresas de expendio de alimentos y bebidas de la ciudad de Azogues; por apoyar el desarrollo de la investigación.

 

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