https://doi.org/10.35381/i.p.v5i1.2675
Control interno en los procesos de contabilidad
Internal control in accounting processes
Blanca Aracely Silva-Llerena
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-7935-2564
Bayron Pinda -Guanolema
ua.bayronpinda@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-6222-550X
Ariel José Romero - Fernández
ua.arielromero@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-1464-2587
Galo Renato Navas – Espin
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Puyo, Pastaza
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-7191-5089
Recibido: 15 de enero 2023
Revisado: 20 marzo 2023
Aprobado: 15 de abril 2023
Publicado: 01 de mayo 2023
RESUMEN
El objetivo de la investigación es proponer un sistema de control interno en el proceso contable para la empresa Cisnecolor Cía. Ltda. para el año 2019. El alcance la investigación fue descriptiva por la necesidad de la empresa de lograr tener un control en el proceso contable para lograr así obtener resultados favorables para cumplir con las diferentes obligaciones con el SRI. Los resultados determinaron que la empresa Cisnecolor no cuenta con distintos tipos de soportes que ayuden a la organización como son las políticas, objetivos organizacionales, planes estratégicos, manual de funciones y un código de ética; también próximamente se establecerán todos los lineamientos que son muy importantes en las empresas. En conclusión, se evidencia la inexistencia de un control interno para que las operaciones realizadas por la empresa funcionen de buena manera y permita contar con información contable en función de las políticas por la cual fueron creadas.
Descriptores: Control; procedimiento de evaluación; empresa; contable; contabilidad. (Tesauro UNESCO).
ABSTRAC
The objective of the research is to propose an internal control system in the accounting process for the company Cisnecolor Cía. Ltda. for the year 2019. The scope of the investigation was descriptive due to the need of the company to achieve control in the accounting process in order to obtain favorable results to comply with the different obligations with the SRI. The results determined that the Cisnecolor company does not have different types of supports that help the organization such as policies, organizational objectives, strategic plans, manual of functions and a code of ethics; Also, all the guidelines that are very important in companies will be established soon. In conclusion, the inexistence of internal control is evident so that the operations carried out by the company work in a good way and allow accounting information based on the policies by which they were created.
Descriptors: Control; evaluation procedure; company; accountant; accounting. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
A nivel mundial se ha vuelto muy necesario en las empresas la creación y el implemento de un sistema de control interno, debido a que este sistema ayuda al manejo adecuado del proceso contable, el mismo que debe ser confiable y que tenga la finalidad de reducir riesgos y alcanzar objetivos y metas. Sabiendo que con su cumplimiento las organizaciones pueden seguir subsistiendo, creciendo y a través de la buena toma de decisiones lo ayuda a generar más ingresos.
Según Pavón, Villa, Rueda, & Lomas, (2019) El control interno es un conjunto de varios métodos que son generados por la gerencia administrativa con el fin de prevenir riesgos de un periodo y así lograr obtener una gran seguridad correspondiente a la eficiencia y eficacia con respecto a los procedimientos que tiene la organización y (Vega & Marrero, 2021) manifiestan una necesidad para gestionar el control interno por medio de un enfoque cualitativo que se apoye en un sistema de información que dé a conocer de manera razonable y con efectividad el cumplimiento de los diferentes objetivos planeados por las empresas.
Un sistema de control interno y de gestión de la calidad, es un instrumento flexible y adaptable para cualquier tipo de empresa u organización dejando de lado el tamaño, propósitos, o a que se dedique (Bodes & Ruiz, 2020). Las organizaciones requieren implementar sistemas de control interno basados en el COSO, teniendo como finalidad información razonable, confiable y eficaz que dé cumplimiento a los diferente planes y programas de la empresa y que a su vez proteja sus recursos y dé cumplimiento al marco normativo interno y externo; logrando optimizar los sus resultados, actividades y procesos (Ortiz, 2021).
El realizar análisis al proceso de control a través del modelo COSO en las entidades socioeconómicas permite conocer el nivel de cumplimiento de los distintos componentes, los cuales son: Actividades de Control, Ambiente de Control y Supervisión y Monitoreo, que van de la mano con el clima organizaciones y con varios aspectos organizacionales que ayudan al cumplimiento de los objetivos de la entidad y a calificar y controlar los niveles de riesgo (García, Hurtado, Ponce, & Sánchez, 2021).
Actualmente en el ámbito empresarial, ya sea público o privado la mayoría empresas o entidades desean y tienen la necesidad implementar un sistema de control interno el que ayude al cumplimiento de objetivos y controle riesgos, con el fin principal que es obtener beneficios, optimizar recursos e información confiable, además de cumplir con sus respectivas obligaciones y tener un mejor y adecuado registro contable con la prevención de errores que afectan a los estados financieros.
Castro (2020) en sus conclusiones indica que las empresas familiares no tienen establecidos e identificados los procesos que representa el negocio, no tienen establecidas políticas y objetivos organizacionales y tampoco poseen un organigrama que identifique la jerarquía aun teniendo su directorio y la información financiera no es presentada para la toma de decisiones. Según (Elizalde, 2018) el control interno es un mecanismo el que es capaz de ayudar y apoyar los esfuerzos de cada una de las instituciones y garantiza de manera razonable a emitir una correcta emisión y rendición de cuentas. Por su parte, Grajales & Castellanos (2018) en sus resultados manifiesta que la gran mayoría de organizaciones no poseen un sistema de control interno, lo que provoca fallas en los componentes del COSO, por lo que se insiste con el implemento del sistema que identifique y analice los riesgos para el alcance de los objetivos, y a su vez conocer cuál sería la forma de manejar estos riesgos.
Pelayo, Joya, Velásquez, & Lepe (2019) indican que en las pymes debido a la falta de conocimiento o necesidad existen muchos problemas de control interno que perjudican de manera directa al crecimiento empresarial, y a través de la realización de un cuestionario de supervisión para los sistemas de control interno, el que este específicamente elaborado para las áreas de riesgo. Y si estas entidades se orienten más a lo fiscal descuidan el control interno contable lo que provoca deficiencias en los principales activos de las empresas.
Según Castro (2020) las empresas con un sistema de control interno mediante el método COSO permite tener una visión sistémica de los riesgos y actuar en el momento preciso, ayudará también a prevenir fraudes internos, y a tener mucha más eficacia en los controles internos, información contable-tributaria confiable y fiable, además de mejorar la comunicación de la empresa y la optimización de recursos económicos, físicos y humanos. Y (Elizalde, 2018) señala que el no ejecutar un control interno complica al momento de la detección de errores de los distintos procesos administrativos que se realizan en la empresa, así también, impide tener un sistema de calidad de los productos o servicios que ofrece.
Mientras que Grajales et al., (2018) indican que las pequeñas y medianas empresas no poseen un sistema de control interno, y no tienen en la mayoría de veces escritos y establecidos sus objetivos y metas, sino que solo son desarrollados en la práctica y van solucionando sus problemas de manera que van apareciendo lo que presenta deficiencias en la organización. Y según (Pozo & Ferreiro, 2020) mencionan que las pymes sean o no sean pymes, es muy recomendable que estas instituciones incorporen un sistema de control interno el que debe ser eficiente y este permita hacer frente a las necesidades y problemas de la empresa.
Según Quinaluisa, Ponce, Muñóz, Ortega, & Pérez (2018) el modelo COSO refiriéndose al concepto de control y a su estructura, promueve ir hacia una nueva cultura administrativa para todo tipo de empresas y que sirve como base para distintos modelos de control a nivel internacional, tomando en cuenta que los modelos ya conocidos permiten llegar al mismo propósito. El COSO permite brindar información confiable de su gestión a la directiva, asimismo demuestra el aprovechamiento máximo de sus recursos evitando el desperdicio y el uso inadecuado.
El sistema de control interno es de gran importancia ya que desempeña un papel muy significativo dentro de la administración y el control de recursos. Según (López & Cañizares, 2018) en sus resultados halló la utilización del marco conceptual COSO para la elaboración de las debidas operaciones y adoptar de manera recurrente las medidas de control de la institución y así lograr salvaguardar sus recursos. Y (Vega & Tapia, 2018) mencionan que el control interno se realiza por medio de la ejecución de las guías de autocontrol de cada uno de los procesos, limitándose a la identificación solamente de los elementos que son asociados a los componentes. Que dan como resultado que fueron cumplidos o no y generándose así planes de acción para sanar los elementos que fueron aislados.
Es de gran importancia informar a los gerentes de las empresas o entidades cuan importantes es implantar un control interno, el no contar con un sistema que regule todo tipo de riegos que hace que incrementen los fraudes, robos, pérdida de recursos y ocasionando pérdidas en general para toda la organización (Grajales et al., 2018). El presente artículo se realiza con el objetivo de proponer un sistema de control interno en el proceso contable para la empresa Cisnecolor Cía. Ltda. para el año 2019, y que este sistema le permita emitir información confiable y a la vez segura que ayude y facilite el manejo de la empresa y la toma de decisiones.
MÉTODO
Según el alcance la investigación fue descriptiva por la necesidad de la empresa de lograr tener un control en el proceso contable para lograr así obtener resultados favorables para cumplir con las diferentes obligaciones con el SRI. En la presente investigación se tendrá una población de 10 personas, la que está compuesta por el personal de la empresa Cisnecolor Cía. Ltda., y tomando en cuenta que la población es menor a 100 elementos no se requiere de muestra.
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
La empresa CISNECOLOR es una compañía de Responsabilidad Limitada y mercantil legalmente constituida el 7 de mayo de 2006 en el Cantón Pelileo y está ubicada al sur del cantón, en el Barrio Tambo el Progreso, entre las calles José Guillermo Cisneros y Rumiñahui a pocos metros del paso lateral. Sus fundadores y accionistas son los señores Cesar Silva, Sr Carlos Llerena, Carlos Pallasco y Segundo Basantes. Cada uno de los socios cuenta con el 25% de las acciones que sumado se hacen el 100%. Sus propietarios crearon la entidad con maquinarias básicas para su desarrollo, las que fueron expuestas a diversos riesgos, pero su objetivo principal fue alcanzar un alto reconocimiento y obtener utilidades factibles. Para establecer la entidad fue necesario la compra de un terreno en el mismo sector valorado en $24.000,00. El nombre de la empresa, fue creado en fe y devoción que tienen hacia la “Virgen del Cisne”. La entidad inició sus actividades en el año 2007, brindando el servicio de lavado y tinturado de prendas de vestir elaboradas en tela jean para damas, caballeros y niños, este servicio consiste en darle un color específico a la prenda a través de procesos, la empresa cuenta con un listado de distintos tipos de tinturados o servicios que ofrece para así satisfacer las necesidades del cliente. Por medio de la Base Legal se determina el alcance y naturaleza de la compañía puesto que para la creación de esta se deben seguir varios procedimientos y cumplir con ciertos requisitos descritos en las distintas leyes a las que deberá regir para su funcionamiento.
Luego de haber entrevistado a los accionistas y al departamento contable, se puede determinar que la empresa Cisnecolor no cuenta con distintos tipos de soportes que ayuden a la organización como son las políticas, objetivos organizacionales, planes estratégicos, manual de funciones y un código de ética. La contadora que es la encargada principal de la dirección de la entidad menciona que próximamente establecerán todos estos lineamientos que son muy importantes en las empresas.
La compañía no tiene establecido un Código de ética lo que es primordial y de gran importancia en todas las empresas, sabiendo que este documento que está compuesto por reglamentos, normas, etc., que regula la integridad, comportamiento, fidelidad y valores, es de desconocimiento total el personal de la entidad.
En lo que corresponde al manual de funciones la empresa no tiene un documento escrito, solamente al contratar al personal se les designa el cargo y de manera verbal se enteran de sus funciones de lo que tiene y no tiene permitido realizar. Para el área de ventas y compras la encargada es la auxiliar contable que se encarga de la emisión de facturas y recepción de facturas de compra y generación de reportes.
De la misma manera no posee políticas para el control de compras, ventas e inventarios se maneja de empírica y cada que se necesite seguimiento por algún error. Este tema es muy importante realizarlo y sea comunicado al personal en cada área para mejorar los controles y no exista robos o pérdidas de los recursos de la empresa. Las inexistentes políticas para ventas y cobros son muy necesarias porque no existen plazos de pago, lo que es muy necesario su implantación y así lograr generar más ingresos y no tener una cartera vencida alta.
La empresa debe presentar su información financiera al SRI y a la Superintendencia de compañías, pero siempre son elaborados y presentados de acuerdo al calendario del SRI conforme al RUC correspondiente y cumple con esas obligaciones, pero no se realizan reuniones para comunicar a los socios del estado de la empresa.
Las personas que se encargan de la parte contable de la empresa resaltan que a pesar de cumplir con distintas obligaciones correspondientes a su puesto de trabajo siguen existiendo errores por lo que en varias ocasiones no se puede obtener información precisa y real por lo que manifiestan que es primordial la implantación del sistema para poder tener un control adecuado en todas las áreas y prevenir riesgos.
El control de inventarios no es el adecuado, se pudo observar que se lleva en un excel las kardex de cada producto y se realizan tomas periódicas de inventarios pero que en muchas ocasiones no tienen existencias cuando de acuerdo a la kardex consta que sí, o que hay variaciones en las cantidades de los productos y la contadora supo mencionar que es debido a un problema de la balanza que en muchas ocasiones el peso es distinto.
A la compañía Cisnecolor se le sugiere implantar la propuesta del sistema de control interno el que está compuesto de los 5 componentes de acuerdo al método COSO los cuales son Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, Supervisión y Monitoreo. Estos componentes generaran controles que ayuden a la mejora continua de la empresa otorgando información verifica y oportuna que ayude a la toma de decisiones.
Para el ambiente de control es muy recomendable crear un buen ambiente de trabajo para que el personal se pueda desenvolver de mejor manera en sus funciones, y generar más compromiso y obtener más eficiencia y eficacia en cada uno de los procesos de todos los empleados que conforman la empresa. Los factores que van a influir principalmente en este componente son la disciplina, integridad, fidelidad, los valores éticos y morales y la responsabilidad en su trabajo, todas estas características deben ser identificadas en el momento de selección y contratación del personal.
Es imprescindible la creación de un código de ética que sea cumplido por todos los miembros de la empresa, este código de ética debe ser elaborado por el gerente y socios, el que debe ser creado en base a la honestidad, respeto, honradez y la responsabilidad que será puesta en la realización de las labores de cada uno de los empleados. En este código se deberá contener normas y reglamentos que permitan resolver conflictos y evidencie prohibiciones de corrupción y todo tipo de problemas que lleguen a existir. Además, es muy recomendable el diseño de una estructura organizacional que establezca los objetivos y metas alcanzar. La empresa no dispone del código ético ni estructura organizacional por que se propone su creación e implementación todo con el propósito de obtener mejoras que sean evidentes en poco tiempo.
Se recomienda a la empresa:
- Comunicar cada uno de los empleados los puntos detallados en el código de ética.
- Entregar una copia del código de ética para que puedan ser cumplidas todas las disposiciones, reglamentos y normas.
- Cada miembro de la entidad está obligado a notificar sobre cualquier inconveniente o irregularidad generado en la misma.
- Los trabajadores deben informar sobre los procedimientos y resultados que están siendo obtenidos en la realización de sus actividades con el objetivo de evitar demoras en procesos innecesarios.
- Se supervisará y evaluará las actividades de cada miembro, para obtener los beneficios que generará los controles implementados.
En este componente se evaluarán todos riesgos a los que se enfrenta la empresa, ya sean internos o externos. Se identifican los objetivos que fueron planteados en el componente anterior y se podrá identificar si fueron alcanzados dichos objetivos, ya que por distintas causas las empresas se enfrentan a cambios diarios ya sea por condiciones económicas, por avances tecnológicos, la competencia y las distintas necesidades de la clientela. Estos son los riesgos que deben ser evaluados y controlados para lograr obtener mejoras en la empresa.
Debe ser evaluado continuamente para garantizar la mejora en los procedimientos, y orientarse a futuro, lo que permita prevenir o anticipar los riesgos, también es importante adoptar nuevas medidas que permitan eliminar o minimizar los posibles riegos que interfieran en la consecución de los objetivos. Esta evaluación es preventiva, pero se debe llegar a convertir en una parte fundamental en la empresa.
Para las actividades de control de la empresa se evaluarán los procedimientos que deben ser llevados a cabo para la consecución de las actividades de los empleados, por lo que se propone la elaboración de un manual de funciones, en este documento debe constar en específico las actividades que deben ser realizadas por cada uno de los departamentos y quienes son los encargados. Al ser aplicado el manual se pueden identificar los distintos riesgos y de acuerdo como se vaya aplicando se tomarán medidas correctivas que sean en beneficio de la empresa.
- Crear políticas donde se establezca los procesos y funciones designadas para el personal y todos los miembros de la empresa.
- Realizar toma de inventarios de manera mensual, ya sea al final o al inicio del mes.
- Designar una persona que se encargada del cuidado de los inventarios para que ya no existan diferencias al momento de las tomas.
- Llevar de manera correcta la kardex de los productos y registrar el momento que salga de bodega para evitar fugas.
- Establecer políticas de cobros, donde se especifiquen el tiempo y plazo de pago de los clientes y que no excedan el tiempo y generen una cartera vencida alta.
- Tomar control periódico de los activos de la empresa a través de un registro.
- Crear políticas para el mantenimiento de activos fijos, para mejorar el desempeño de toda la maquinaria y para un mejor control de inventarios.
Los puntos principales que se van a resaltar en este componente son:
- Creación de políticas de entrega y comunicación de información en donde la contadora deberá informar de manera mensual el estado de la empresa, para que los socios tomen decisiones y de esa manera corregir errores que puedan afectar después.
- Se emitirán reportes semanales de las actividades que son realizadas por cada área al departamento contable y directorio para que sean evaluados sus avances y se controle mejor el desempeño del personal.
- Se resaltará la comunicación del personal con los socios por cualquier inconveniente o inconformidad que sea relacionada a su área de trabajo.
El componente de supervisión se encargará de detectar los controles internos más débiles y los que constantemente generan problemas y retrasos en los procesos, para lo que los directivos de la empresa deben establecer un control que funcione correctamente que no frene las actividades diarias. Para prevenir estos errores es recomendable que la organización genere capacitaciones periódicas para el personal en todos los procedimientos que son realizados por ellos, las capacitaciones además de otorgar nuevos conocimientos, permite estar al tanto de nuevas técnicas y otorgar un mejor servicio al cliente.
La empresa por medio de la implementación del Sistema de control interno puede obtener varios beneficios que serán de gran utilidad para la misma. Y estos beneficios serán:
- Mayor efectividad y eficiencia en los procesos contables y operativos.
- Reducción de tiempo y por ende mayor productividad.
- Reducción de costos en los procesos contables y operativos.
- Mayores ingresos.
- Obtención de información financiera real y confiable.
- Toma de decisiones oportunas.
- Cumplimiento a tiempo de las distintas obligaciones de la compañía.
- Prevención y reducción de robos y fraudes.
- Establecimiento de tareas y funciones acorde a cada empleado.
- Reducción de errores de la información financiera.
- Cumplimiento de metas y objetivos organizacionales.
Esta propuesta del Sistema de control interno permite desarrollar controles para detectar riesgos contables que ayudará a generar correcciones oportunas obteniendo así Estados Financieros que reflejen la realidad de la empresa. Estos controles pueden prevenir y dar solución al cumplimiento de objetivos a alcanzar y además de generar conciencia en los empleados y crear mayor disciplina en sus actividades diarias.
Como resultado de la presente investigación realizada a la empresa Cisnecolor Cía. Ltda., se evidencia la inexistencia de un control interno para que las operaciones realizadas por la empresa funcionen de buena manera y permita contar con información contable en función de las políticas por la cual fueron creadas, lo que se da por varios factores como es de los socios que no tienen conocimiento de la información presentada a los organismos de control es decir de los Estados Financieros y de la realidad y el estado de la empresa, lo que no ayuda para la toma de decisiones.
La propuesta de crear un sistema de control interno que está basado en el método coso ayudará a los socios que son parte de la dirección de la empresa, principalmente a conocer a fondo a su empresa en todos los aspectos y no solamente de manera general. Esto les permitirá obtener mucha más información acerca de cada procedimiento y saber específicamente cuales son las funciones de todos los miembros y de cómo deben ser desarrollados estos procedimientos, además de tener la información para actuar en el momento adecuado, y prevenir los riesgos que frenan la productividad de la empresa, los controles que se deben establecer ayudaran a generar información contable real y confiable, a cuidar y controlar cada uno de los recursos de la entidad y adicionalmente de cumplir con las distintas obligaciones que tiene la compañía y que a través de esta información se pueden tomar mejores decisiones lo que permite que la empresa crezca y genere más ingresos.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A propietarios, directivos y trabajadores de la empresa Cisnecolor Cía. Ltda; Ecuador.
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