https://doi.org/10.35381/i.p.v5i1.2668
Evaluación del sistema de control interno y su incidencia en las finanzas de una empresa
Evaluation of the internal control system and its impact on the finances of a company
Teresa Picoita-Quezada
teresapq89@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0009-0006-1959-8550
Bayron Ramiro Pinda-Guanolema
ua.bayronpinda@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-6222-550X
Ariel José Romero-Fernández
ua.arielromero@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-1464-2587
Amaro Vladimir Berrones-Paguay
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-5335-6444
Recibido: 15 de enero 2023
Revisado: 20 marzo 2023
Aprobado: 15 de abril 2023
Publicado: 01 de mayo 2023
RESUMEN
El objetivo del presente artículo científico es determinar el nivel de cumplimiento del Sistema de Control Interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A. Según el alcance se basó en el desarrollo de la investigación descriptiva. El análisis y resultado determinaron que el sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A., alcanzó un nivel de confianza del 68% y un nivel de riesgo del 32%, que representa una calificación medio. En conclusión, se obtuvo que las principales causas por las cuales el sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la EERSA, no fue eficaz, es por falta de definición de responsabilidades en los diferentes cargos de la Unidad de Administración de Inventarios y Avalúos, exactitud y oportunidad en la ejecución de actividades; deficiente revisión y actualización de manuales y procedimientos.
Descriptores: Control; propiedad eléctrica; planta; equipos e instalaciones; empresa. (Tesauro UNESCO).
ABSTRAC
The objective of this scientific article is to determine the level of compliance with the Internal Control System of the Property, Plant and Equipment account of Empresa Eléctrica Riobamba S.A. According to the scope, it was based on the development of descriptive research. The analysis and result determined that the internal control system of the Property, Plant and Equipment account of Empresa Eléctrica Riobamba S.A., reached a confidence level of 68% and a risk level of 32%, which represents a medium rating. In conclusion, it was obtained that the main causes for which the internal control system of the EERSA Properties, Plant and Equipment account was not effective, is due to lack of definition of responsibilities in the different positions of the Administration Unit of Inventories and Appraisals, accuracy and opportunity in the execution of activities; poor review and updating of manuals and procedures.
Descriptors: Control; electrical property; plant; equipment and facilities; company. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
El control interno tiene una vital importancia en el manejo de los activos fijos como cuenta patrimonial, pues estos bienes son utilizados para las actividades operativas y administrativas en las entidades públicas y privadas, orientados a generar beneficios económicos futuros para la entidad (Calle y Erazo 2021), por lo que es necesario establecer controles adecuados mediante políticas, procesos y funciones, que conlleven a una adecuada organización y control de los bienes de Propiedades, Planta y Equipo. Sin embargo, la desorganización y la carencia de mecanismos de control sobre estos bienes dentro de las empresas, generan errores de control en el corto y mediano plazo, ineficiencia en el uso de recursos, reducción de la rentabilidad empresarial y presentación de información financiera (Barreiro, Delgado, García y Mendoza, 2018).
Bajo este contexto, resulta interesante evaluar el sistema de control interno y los aspectos asociados al control de los bienes Propiedades, Planta y Equipo y su incidencia en la situación financiera (Chahuán y Rojas, 2018). Se entiende por Control Interno al sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, para que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Además, el control interno en el ambiente empresarial es cualquier acción dictada o implementada por la administración de la empresa, con la finalidad de procurar la eficiencia, eficacia y economía en el uso de los recursos (Pereira, 2019), para funcionar necesita estándares en cada uno de los procesos los cuales son implantados y desarrollados por cada dueño con su equipo de autocontrol, de la misma manera cada dueño del proceso y equipo de trabajo deben cumplir los estándares desarrollados.
Es importante manifestar que la información financiera revela a las organizaciones sucesos económicos que se han realizado durante un determinado periodo y su objetivo fundamental es suministrar información útil, veraz, oportuna y confiable, de manera que facilite una adecuada toma de decisiones económicas y a su vez permita comparar sucesos pasados, presentes o futuros (Andrade y Guajardo 2018).
Según la Norma Internacional de Contabilidad 16 Propiedades, Planta y Equipo (2014), emitida por el organismo internacional IASB (International Accounting Standard Board), tiene por objeto prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos (Arias, Barreno y Tobar, 2018; Chávez, Chávez y Maza, 2018).
La Empresa Eléctrica Riobamba S.A. tiene por objeto la prestación del servicio público de energía eléctrica en su área de prestación de servicio, mediante la generación, compra, intercambio, distribución y comercialización de la energía eléctrica, de conformidad con la Ley Orgánica de Servicio Público de Energía Eléctrica, su reglamento, regulaciones emitidas por la Agencia de Regulación y Control de Energía y Recursos Naturales no Renovables, título habilitante y demás leyes de la República (Codificación Estatutos Sociales de la EERSA, 2021).
Según los estados financieros del año 2020, de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A., presenta en su estado de situación financiera el valor de la Propiedad Planta y Equipo en más de 119 millones de dólares que representa el 62% de sus activos totales (EERSA, 2020). Rubro de importancia, que amerita una evaluación de las funciones de los cargos, políticas, procedimientos y registros para determinar el grado de confiabilidad del sistema de control interno del referido componente (Espinosa, 2020).
Por ello, el presente trabajo busca encontrar explicaciones a situaciones internas que afectan a la empresa, mediante la revisión de teorías y procedimientos, que permitan contrastar estos conceptos contables en una realidad concreta, cuyo objetivo es medir el control existente y proponer recomendaciones de mejora, con sus procesos adecuados que minimicen pérdidas y garanticen los resultados fiables de los inventarios y por tanto en los estados financieros de la organización (Fernández, 2018). El objetivo del presente artículo científico es determinar el nivel de cumplimiento del Sistema de Control Interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A.
MÉTODO
Según el objetivo o finalidad se basó en la investigación aplicada, que está encaminada a determinar el cumplimiento de las leyes, normas y procedimientos para el control de esta cuenta y según el alcance se basó en el desarrollo de la investigación descriptiva, a través de la cual se propondrán recomendaciones para mejorar las deficiencias que se presentaron. Se analizaron las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen el control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo y su aplicación en la Empresa Eléctrica Riobamba S.A. y los documentos que sustentaron los movimientos y control de estos bienes.
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
La Empresa Eléctrica Riobamba Sociedad Anónima, se encuentra ubicada en el cantón Riobamba, provincia de Chimborazo fue constituida el 3 de abril de 1963, a través de escritura pública e inscrita en el Registro Mercantil del cantón Riobamba el 6 de mayo del citado año. El 11 de mayo de 2021 a través de escritura pública la EERSA reformó los Estatutos Sociales de la compañía, codificación que fue aprobada por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros el 22 de octubre de 2021 e inscrita en el Registro Mercantil del cantón Riobamba el día 23 de noviembre del mismo año.
El objeto social de la compañía es la prestación del servicio público de energía eléctrica en su área de concesión, mediante la generación, compra, intercambio, distribución y comercialización. Tiene como misión suministrar el servicio de energía eléctrica con calidad, efectividad, transparencia y calidez cuidando el ambiente y contribuyendo al desarrollo socioeconómico y su visión es ser una empresa referente a nivel nacional acorde a los avances tecnológicos, personal competente, responsabilidad social y cuidado del ambiente; su sitio web es www.eersa.com.ec.
El presente trabajo de investigación tiene por finalidad determinar si el control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A. proporciona un grado se seguridad razonable en la eficiencia y eficacia de sus operaciones dentro de los procesos de adquisición, altas, registro, mantenimiento, aseguramiento y bajas para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales.
De acuerdo a la metodología aplicada para la evaluación del sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo, se recopiló información a través de entrevistas al Director de Finanzas, Contador General y Jefe de Inventarios y Avalúos, principales responsables de la información financiera y encargados del manejo y control de los bienes referidos, con un total de 21 preguntas cuyo objetivo fue obtener información relacionada al control interno de la citada cuenta, respecto a la organización, normativa aplicada y ejecución de actividades.
También, se aplicó la técnica de observación y se verificó los bienes de Propiedades, Planta y Equipo de las áreas administrativas determinando que estos estén en buen estado, codificados y si el custodio cuenta con el acta de entrega – recepción que garantice su control y conservación. Además, se realizó la revisión de comprobantes de pago por adquisiciones, confirmando que cuenten con la documentación suficiente, pertinente, legal y comprobatoria; que estos bienes hayan sido registrados en los sistemas de control de activos y en las cuentas contables establecidas en la contabilidad de la empresa. La normativa externa e interna que regula los procesos de administración, control, registro y utilización de los bienes de Propiedades, Planta y Equipo de la EERSA, fue analizada y comparada con los hechos ejecutados en el área financiera.
Según el estado de situación financiera del año 2020, la cuenta Propiedades, Planta y Equipo pertenece al grupo del activo no corriente y en este año acumuló 119.805.105 USD, siendo la cuenta más significativa por alcanzar el 92,08% de su activo neto, sus valores están registrados al costo de adquisición, excepto aquellas partidas registradas al valor revaluado efectuado en el año 2015.
Los gastos por reparación y mantenimiento son cargados a gastos mientras que las mejoras de importancia son capitalizadas, con ello, la agrupación de transacciones o saldos de esta cuenta están sujetos a los diferentes tipos de riesgos como es el riesgo inherente de error, el riesgo inherente de fraude y riesgo de control, los mismos pueden producir un efecto material en los estados financieros considerando los riesgos tanto de sobreestimación como de subestimación.
Con la información obtenida se procedió a evaluar el sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo, aplicando el modelo Coso 2013 en sus cinco componentes que están relacionados entre sí y que se aplicarán por igual en todas las empresas sin importar el tamaño de la misma. En tal sentido se propone la siguiente matriz de evaluación del riesgo considerando los siguientes criterios:
Tabla1.
Criterio de calificación del riesgo
|
Calificación |
Rango de Evaluación |
|
|
Mínimo |
Máximo |
|
|
MUY BAJO |
0.00% |
1.00% |
|
BAJO |
1.01% |
25.00% |
|
MEDIO |
26.00% |
50.00% |
|
ALTO |
51.00% |
75.00% |
|
CRÍTICO |
76.00% |
100.00% |
Fuente: Los autores (2022).
|
Tabla 2. Matiz de riesgos a nivel de componentes.
|
||||||
|
No. |
Componente |
Total respuestas |
Calificación del nivel del riesgo |
|||
|
Optima |
Real |
Nivel de confianza |
Nivel de riesgo |
Impacto del riesgo |
||
|
1 |
Entorno de control |
42 |
32 |
79% |
21% |
Bajo |
|
2 |
Evaluación de riesgos |
12 |
9 |
75% |
25% |
Bajo |
|
3 |
Actividades de control |
54 |
32 |
59% |
41% |
Medio |
|
4 |
Información y comunicación |
9 |
7 |
78% |
22% |
Bajo |
|
5 |
Supervisión |
12 |
8 |
67% |
33% |
Medio |
|
|
Total: |
129 |
88 |
68% |
32% |
Medio |
|
|
|
|
|
|
|
|
Fuente: Los autores.
Como se puede apreciar en la tabla No. 2 el nivel de riego total de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A., es del 32% que corresponde a una calificación medio y un nivel de confianza medio, en consecuencia, el sistema de control interno de la citada cuenta requiere la atención de los mandos medios, en quienes debe prevalecer las habilidades de comunicación e innovación para que los objetivos de la organización puedan cumplirse. Por lo antes expuesto, se procede a realizar un análisis de los cinco componentes de control interno entrelazándolo con los diecisiete principios y los principales puntos de enfoque.
CONCLUSIONES
De la investigación realizada se determinó que el sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A., alcanzó un nivel de confianza del 68% y un nivel de riesgo del 32%, que representa una calificación medio, lo cual revela que los controles implantados en la empresa no se encontraron funcionando de una manera eficiente y eficaz, por lo tanto, los niveles operativos deben enfocar su atención en el desarrollo de estrategias para mitigar los riesgos y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Las principales causas por las cuales el sistema de control interno de la cuenta Propiedades, Planta y Equipo de la EERSA, no fue eficaz, es por falta de definición de responsabilidades en los diferentes cargos de la Unidad de Administración de Inventarios y Avalúos, exactitud y oportunidad en la ejecución de actividades; deficiente revisión y actualización de las políticas, manuales y procedimientos y escasa coordinación entre las dependencias, mecanismos que no permitieron mantener una adecuada protección de los activos y generar información financiera oportuna y confiable.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A los propietarios, directivos y trabajadores de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A. por su valioso aporte ofrecido en la investigación.
REFERENCIAS CONSULTADAS
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Barreiro I., Delgado M., García T., & Mendoza, W. (2018). El control interno y su influencia en la gestión administrativa del sector público. [Internal control and its influence on the administrative management of the public sector]. Dominio de las Ciencias, 4(4), 206-240. https://n9.cl/fua9k
Calle, C., & Erazo, J. (2021). Gestión de propiedad, planta & equipo para la Corporación Eléctrica del Ecuador. [Management of property, plant & equipment for the Electricity Corporation of Ecuador]. Revista Arbitrada Interdisciplinaria Koinonía, 6(12), 4-25. https://n9.cl/a2m2qw
Chahuán, K., & Rojas, P. (2018). Valor razonable para la propiedad, planta y equipo en entidades chilenas. [Fair value for property, plant and equipment in Chilean entities]. Visión Gerencial, 2(2), 289-298. https://n9.cl/jc8sn
Chávez, F., Chávez, G., & Maza, J. (2018). El tratamiento de los costos de activos no corrientes importados aplicando Normativa Internacional (NIC) 16. [The treatment of the costs of imported non-current assets applying International Regulations (NIC) 16]. Revista Conrado, 14(65), 81-88. https://n9.cl/l9bl5
Empresa Eléctrica Riobamba S.A. (2021). Codificación Estatutos Sociales. [Codification of the Bylaws ]. Riobamba.
Empresa Eléctrica Riobamba S.A. (2020). Estado de Situación Financiera del ejercicio económico. [Statement of Financial Position for the fiscal year]. Riobamba.
Empresa Eléctrica Riobamba S.A. (2015). Reglamento para la adquisición, entrega, uso, custodia, control y baja de bienes de la Empresa Eléctrica Riobamba S.A. [Regulations for the acquisition, delivery, use, custody, control and removal of assets of Empresa Eléctrica Riobamba S.A.]. Riobamba.
Empresa Eléctrica Riobamba S.A. (2017). Manual de Políticas Contables. [Accounting Policies Manual]. Riobamba.
Espinosa, A. (2020). NIIF y su viabilidad en los estados financieros. [IFRS and its viability in financial statements]. Revista Científica Ciencias Económicas y Empresariales FIPCAEC, 20(5), 893-915. https://n9.cl/w25nq
Fernández, G. (2018). El desmantelamiento de propiedades, planta y equipo: Caso de análisis del sistema eléctrico del cantón la troncal de propiedad de la CNEL EP Regional Milagro y de la CENTROSUR C.A. [The dismantling of property, plant and equipment: Case analysis of the electrical system of the canton, the main property of CNEL EP Regional Milagro and CENTROSUR C.A.]. Revista Economía y Política, 5(27), 67-83. https://n9.cl/u1eko
Ministerio de Electricidad y Energía Renovable. (2013). Manual de Contabilidad para las Empresas de Distribución y Otros Servicios. [Accounting Manual for Distribution and Other Services Companies]. Quito.
Pereira, C. (2019). Control interno en las empresas: Su aplicación y efectividad. [Internal control in companies: Its application and effectiveness]. https://n9.cl/h61gtr
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