Control interno y los costos de producción de una empresa privada

Internal control and production costs of a private company

Luisa Ana Gómez-Andrade

anaga28@uniandes.edu.ec

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua

Ecuador

https://orcid.org/0009-0004-4724-9898

Bayron Ramiro Pinda-Guanolema

ua.bayronpinda@uniandes.edu.ec

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-6222-550X

Ariel José Romero-Fernández

ua.arielromero@uniandes.edu.ec

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-1464-2587

Rosendo Cardoso-Ruiz

pg.docentegcr@uniandes.edu.ec

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua

Ecuador

https://orcid.org/0009-0002-3146-3975

Recibido: 15 de enero 2023

Revisado: 20 marzo 2023

Aprobado: 15 de abril 2023

Publicado: 01 de mayo 2023

RESUMEN

La presente investigación tiene como objetivo proponer un sistema de Control Interno a los costos de Producción de la Empresa Masi S.A. La investigación fue descriptiva, con esto la empresa podrá aplicar y mantener un control de todas las aplicaciones de cada uno de los rubros que componen los costos de la empresa. De acuerdo a los resultados se puede evidenciar que la organización debe actualizar y mejorar sus políticas y manuales de funciones para un correcto funcionamiento, es de mucha importancia en las empresas que exista total independencia en las funciones que realiza el personal. Se llega a la conclusión que la empresa debe fijarse políticas, manuales y procedimientos de forma clara y sencilla para que pueda ser aplicado por todas las personas involucrados en la empresa tanto el personal operativo como el administrativo y la Dirección ya que el Control interno es de aplicación general a todos los involucrados.

Descriptores: Control; empresa; costes; producción; procedimiento de evaluación. (Tesauro UNESCO).

ABSTRAC

The objective of this investigation is to propose an Internal Control system for the production costs of the Masi S.A. Company. The investigation was descriptive, with this the company will be able to apply and maintain control of all the applications of each of the items that make up the costs of the company. According to the results, it can be seen that the organization must update and improve its policies and function manuals for proper functioning, it is very important in companies that there is total independence in the functions performed by the staff. It is concluded that the company must establish policies, manuals and procedures in a clear and simple way so that it can be applied by all the people involved in the company, both the operational and administrative staff and the Management, since Internal Control is of general application to all involved.

Descriptors: Control; company; costs; production; evaluation procedure. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

El presente artículo tiene como propósito dar a conocer la importancia que tiene en las organizaciones contar con un buen sistema de control interno y la aplicación de los costos de producción, que les permitan a las organizaciones tener una buena gestión en el desarrollo de sus actividades tomando en consideración todos los cambios que se tienen día a día en todos los ámbitos de aplicación tanto económico como financiero y desde luego lo tributario. Whittington & Pany (2005) resaltan que en un mundo tan cambiante y globalizado las organizaciones deben estar prevenidos principalmente contra los fraudes, lavados de activos, informes fraudulentos que puedan llevar a la organización a la quiebra y es ahí donde la aplicación de un buen sistema de control interno va a permitirle que tenga los beneficios esperados y que se mantenga en el mundo competitivo como una organización de elite.

Según López & Cañizares (2018) el control interno dentro de una organización le permite a esta tener seguridad razonable en la información, misma que le permitirán lograr los objetivos y metas trazadas, a través de revisiones, supervisiones y controles de las operaciones realizadas y que estas estén en cumplimientos de las bases legales que las rigen. Para Pavón, Villa, Rueda & Lomas (2019) el control interno en el manejo de las PYMES es de vital importancia ya que tiene por finalidad, prevenir riesgos de malos o erróneos manejos y aplicaciones de la información, los constantes cambios y el mundo competitivo es vital el Desarrollo de ventajas competitivas, lo cual se va a lograr a través del buen control interno en el que estén bien definidos los métodos, políticas y procedimientos que ayuden a la estructura organizativa a prevenir y detector riesgos.

Según lo manifestado por Rodríguez (2021) el control interno es de ayuda en las empresas para prevenir los riesgos corporativos, pero así mismo este si no son aplicados adecuadamente estos no van a ser efectivos, por eso se hace importante que las autoridades promuevan y apoyen para que se cree una buena cultura organizacional para las implementaciones de controles internos para evitar los riesgos inherentes a la actividad que desarrolla y así proteger los recursos y cumplir con los objetivos y metas fijadas. Para Cedeño & Morell (2018) el control interno es la base fundamental para que las organizaciones a través de la gestión de riesgos como componentes principales puedan evaluar y garantizar la razonabilidad de la información y que llevan a cumplir con todos los objetivos que se fijan y que los mismos cumplan con los requerimientos legales.

Lo que manifiesta en su artículo Quinaluisa, Ponce, Muñoz, Ortega, & Pérez (2018) es la importancia de la aplicación de informes COSO y COCO en el correcto desarrollo y aplicación del control interno, el mismo que se debe ser aplicado por el consejo de administración, la dirección y todas y cada una de las personas que pertenezcan a la organización, tratando con su correcto cumplimiento la eficacia, la eficiencia, la entrega de información financiera confiable todo basado en el cumplimiento de las leyes y normas que se deben aplicar, con esto cumplir las metas y los objetivos fijados.

Para Zamora, Narváez & Erazo (2019) la importancia de establecer procedimientos de control interno que le permitan a las organizaciones cumplir con los objetivos y metas trazadas ya sean metas al corto o largo plazo, esto se lograra si todas las áreas de la organización realizan de manera correcta la aplicación de los controles establecidos para estos cumplimientos de metas, para lo cual realizaran sus diseños de procedimientos basadas en el modelo COSO III. Según lo indicado por Elizalde-Marín (2018) el control interno puede manejarse bajo dos enfoques el tradicional y el contemporáneo comprendiendo el primero los planes y conjuntos de métodos de la organización y el segundo es un proceso integral de gestión utilizando los informes COSO y COCO, concluyendo así que las organizaciones no pueden tener un sistema de control interno aislado sino como un proceso de gestión integral que permita cumplir con los objetivos y metas fijadas.

Para Cortez (2019), el control interno dentro de las pequeñas y medianas empresas debe estar direccionado a prevenir los riesgos que se presentan a futuro, orientando a los directivos a tomar las correctas decisiones para todos los procesos estableciéndose planes, objetivos, estrategias y procedimientos sean estos tanto a largo como a corto plazo.

Para Álvarez (2019), la importancia de lo informatizado que debe estar el control interno dentro de las empresas, escoger programas informáticos buenos y con las legalidades necesarias que permitan presentar información confiable y de calidad en las revisiones de fiscalización a las que se puedan ver expuestas.

Desde el punto de vista de Mendoza & Bayón (2019), el control Interno dentro de las Pymes en la actualidad tiende a fracasar en el corto plazo, debido a que desde el inicio con cuentan con un buen control interno en todas las actividades que desarrollan, los cambios organizativos que se presenten deben ser aplicados de manera que busquen el bienestar conjunto de todos quienes integren la organización.

Para Sulca & Becerra (2017) es muy importante tener las herramientas necesarias que les permitan determinar los riesgos que se puedan encontrar en la ejecución de los procesos en la organización para ello es meritorio que se determinen los controles internos necesarios para el buen desenvolvimiento y que así mismo se puedan evaluar a través de matrices de riesgos y así saber si la gestión está siendo eficiente o no. El presente artículo científico tiene como objetivo proponer un Sistema de Control Interno a los costos de Producción de la Empresa Masi S.A., que permita la correcta aplicación y distribución de los costos a cada uno de los procesos, obteniendo así información confiable y oportuna para la adecuada toma de decisiones.

MÉTODO

Según el alcance la investigación será descriptiva, con esto la empresa podrá aplicar y mantener un control de todas las aplicaciones de cada uno de los rubros que componen los costos de la empresa. En la presente investigación se contará con una población de seis (6) personas, estos pertenecen a Directivos y personal administrativo de la Empresa, las áreas a la que pertenecen son Contabilidad, Costos, Financiero y de la Dirección, se utilizara métodos de encuestas, entrevistas, revisión documentaria y observación al personal con el que se va a trabajar la investigación.

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

La entidad se encuentra ubicada en la zona norte de Manabí en el cantón Pedernales, fue constituida en el mes de marzo de 1.989, según reposa en los registros digitales de la Superintendencia de Compañías del Ecuador, se encuentra registrada en el Servicio de Rentas Internas bajo el CIIU A0321.02, desde el 14 de julo de 1.989. Su finalidad es dedicarse a la actividad pesquera en todas sus fases, principalmente a la explotación de criaderos de larvas de camarones en piscinas a las que se denominan camaroneras y a la comercialización directa a exportadores de este importante producto.

Los procesos productivos de la entidad están en un promedio de 70 a 90 días, en el que se depositan las larvas de camarón proceso conocido como siembra y es el inicio del proceso productivo, una vez que se siembran empiezan los procesos para que las larvas crezcan y se vayan convirtiendo en camarones que dependiendo del tamaño y peso se van destinando para que sean programadas sus pesca y enviados a la venta, mientras el proceso de pre-engorde, engorde y crecimiento está sucediendo, el área de contabilidad y costos va determinando, distribuyendo y asignando los costos directos e indirectos a cada una de las fases productivas, hasta llegar a determinar cuánto cuesta producir cada libra de camarón.

Con la finalidad de cumplir con el objetivo fijado se realizó visita al departamento contable y aplico revisión documentaria de los soportes de los registros contables, se constató la existencia de facturas validas, registros de compras de materias primas y suministros al inventario, registro de egresos de bodegas direccionando a los procesos de cada una delas fases productivas, registros de pagos, por lo que se puede considerar que se está cumpliendo con los controles necesario para dar cumplimiento a lo establecido para el efecto.

De la misma forma se realizó observación de cada uno de los procesos que realiza el personal encargado de área contable, costos y financiera, observación que permito evidenciar que los manuales no han sido actualizados, son poco claros, el personal tiene desconocimientos de las actividades a realizar y de cuáles son las funciones que no deben realizar una misma persona y que por control interno necesitan de una revisión y autorización. Se evidencia que hay temas en los cuales hace falta actualizar al personal, hacen falta equipos informáticos y materiales que les permitan una mejor y eficaz desarrollo de sus actividades.

Para constatar que todo el personal involucrado en el proceso de los costos de producción tiene conocimiento de los procedimientos que existen para la asignación y distribución de los costos de producción se aplicó una encuesta, la misma consta de 10 preguntas relacionadas a controles, sistemas, procedimientos relacionados a los costos de la entidad, la misma se aplicó a 5 colaboradores involucrados en los procesos

Los resultados reflejaron que el 100% de la población encuestada coincidió en que, si es necesario que existan controles en los costos de producción, con la finalidad de que estos sean presentados de manera oportuna y correcta, con las revisiones pertinentes en cada uno de los procesos productivos. En cuanto al sistema de costo que manejan actualmente el 80% de las personas encuestadas considera que, si les permite brindar seguridad en la información, aunque aún le faltan mayores restricciones en el procesamiento de datos, mientras que un 20% cree que el programa no es seguro por lo tanto la información que sacan del mismo no es confiable. Respecto a los beneficios que brindan los sistemas de control en las empresas un 40% considera que los controles permiten generar información contable confiable y oportuna, otro 40% cree que, a más de eso, disminuye los errores en la aplicación y distribución de costos, permitiendo la correcta aplicación de egresos de los costos y solo un 20% considera que solo permiten la disminución de errores en la aplicación y distribución de costos.

Referente a las actualización y reforzamiento de conocimientos, el 80% del personal encuestado coincide que solo a veces son capacitados permanente en los temas referentes a costos y un 20% considera que si son capacitados permanentemente, pero se considera necesario reforzamiento de capacitaciones en temas que son alternos a los costos, como contables, financieros, administrativos, ya todos en conjunto tienen relación y deben ser conocidos de manera general por todo el equipo de trabajo de la empresa. Actualmente la seguridad y confiabilidad que brindan los sistemas informáticos en las empresas son pilares fundamentales para la información y la entrega de resultados, el 80% de los encuestados consideran a su sistema como medianamente confiable y un 20% lo considera como altamente confiable en el procesamiento y generación de información.

De los factores primordiales que debe tener un sistema de control interno, se obtuvo que el 40% de los encuestados consideran que la innovación tecnológica, la actualización permanente de conocimientos y las normas, políticas y procedimientos claros son los factores más relevantes, para otro 40% los principales factores son el establecimiento de forma clara y sencilla de normas, políticas y procedimientos así como la innovación tecnológica y un 20% consideró que lo fundamental es que existan normas, políticas y procedimientos establecidos de manera clara y que estos sean difundidos a todos los involucrados para que sean aplicados en cada uno de los procesos y así se dé cumplimento a lo que en ello está establecido.

Los manuales de funciones dentro de las empresas permiten al personal realizar de manera cabal las actividades en cada puesto de trabajo evitando así que existan duplicidad de las mismas o que no se esté respetando la segregación de funciones de los involucrados en cada uno de los procesos , es así que el 80% de los encuestados coinciden en que no existen manuales claros de las actividades que se deben realizar en cada uno de los puestos de trabajos y el 20% asegura que no existen ningún tipo de manuales en la empresa.

La totalidad de los encuestados coinciden en que solo a veces existe la segregación de funciones, al ser una empresa pequeña tienen poco personal y a veces le toca hacer a la misma persona gestiones de compras, registrar en la contabilidad, despachar y descargar del sistema las salidas los materiales y materia prima de las bodegas y distribuir costos.

Sobre los manuales existentes en los que se explica la aplicación de costos indirectos a los procesos de la empresa en un 60% los encuestados coinciden que pocas veces permiten realizar una correcta distribución de los costos indirectos, ya que no son muy claros y específicos y que estos no están actualizados y un 40% opinan que los manuales si les permiten aplicar correctamente los costos en la empresa.

Los controles existentes en las empresas deben ser mecanismos que permitan corregir desviaciones y detectar a tiempo errores que con lleven a tomar malas decisiones, según el 60% de los encuestados los controles que existan en la empresa sobre la aplicación de los costos de producción deben ser rígidos, ya que el personal encargado de los mismos debe estar seguro de lo que están haciendo y un 40% coinciden en que deben ser flexibles ya que pueden existir cambios que se deban realizar y si son muy rígidos no se los va a poder aplicar.

En entrevista realizada a uno de los directivos de la empresa se trató de confirmar las respuestas que habían brindado los empleados que fueron encuestados, en base a los controles internos aplicados a los costos de la entidad. La Dirección señala que el control interno es de vital importancia dentro de las organizaciones, mediante este se busca minimizar los riesgos y es fundamental para la consecución de metas fijadas, así como también se busca a través de estos controles precautelar, crear y mejorar los bienes de la organización.

En respuesta a lo consultado sobre la importancia de su control interno, nos dice que dentro de la empresa es extremadamente importante que cada proceso esté bien direccionado y que se cumpla con todas las medidas de control establecidas para el efecto, el control interno es de vital importancia para poder determinar si se está cumpliendo a cabalidad con lo que la empresa ha establecido como base de la consecución de sus objetivos y metas. Referente la sistematización de sus costeos, nos explica que, si se encuentra sistematizada, el sistema en el que se maneja la información tanto de costos como financiera es un sistema que les brinda seguridad y confiabilidad en la información que presenta.

Considera importante que exista en su empresa la segregación de funciones, lo cual le van a permitir mantener el control, a través de las líneas se aprobaciones en cada proceso y así evitar que se comentan errores, fraudes, perdidas, por lo que serían distintas las personas que van gestionando cada una de las funciones en los procesos de la empresa.

Como de vital importancia considera la existencia de manuales de funciones elaborados de manera clara y específica para que los mismos le permitan a cada una de las personas involucradas en la empresa a saber qué hacer, en la actualidad se está procediendo a realizar una actualización de todos los manuales de funciones, porque se consideró que no estaban bien definidas las funciones a realizar y en algunos casos existía duplicidad de funciones lo que por control interno no debería suceder.

La empresa invierte en capacitación del personal de acuerdo a las funciones que realizan con la finalidad que, al aplicar estos conocimientos actualizados, la organización de beneficie en la correcta aplicación y mejoramiento de los procesos, llámese a estos productivos, contables, financieros, tributarios. Con la aplicación de la entrevista se buscó conocer que tan involucrados están los directivos de la empresa en el manejo y aplicación de los controles internos, y verificar la concordancia a las encuestas realizada al personal encargado de los procesos contables de costos y financieros.

DISCUSIÓN

El control interno dentro de las empresas es un aspecto relevante que permite a las organizaciones a través de políticas, procedimientos, manuales, modelos, métodos de verificación y evaluación, medir la eficiencia y eficacia de sus procesos y con ello verificar la confiabilidad de los registros de sus transacciones, la gestión de la dirección busca con el control interno proteger los recursos de la empresa, evitar que se produzcan fraudes, que se cometan errores que no le permitan cumplir con los objetivos y metas que se han fijado.

De acuerdo a los resultado tanto de la entrevista como de la encuestas se puede evidenciar que la organización debe actualizar y mejorar sus políticas y manuales de funciones para un correcto funcionamiento, es de mucha importancia en las empresas que exista total independencia en las funciones que realiza el personal, se pudo constatar que el área de compra no tiene un 100% de independencia con el área de bodegas, que son los responsables de los inventarios y de la distribución de materia prima y materiales y a su vez direccionar a cada uno de los procesos productivos con sus centros de costos.

Como indican, Carrión, Morales, Jaramillo & Peña (2017), en la actualidad las empresas se han visto en la necesidad de establecer medidas, que les permitan ser competitivos en un mundo tan globalizado como el que tenemos, es por ello que el control interno es de vital importancia, se deben implementar procedimientos, políticas, normas con la finalidad que les permitan funcionar de manera ordenada y sin cometer errores, funciones que les van a permitir cumplir con las metas y objetivos organizacionales que se han fijado. Dentro de estos conceptos concuerdan Vega de la Cruz, & Marrero (2021) en la importancia de ser competitivas a través de un efectivo control interno.

Fernández, (2015), recalca la importancia del control interno en todas las actividades y niveles de la organización y que este le permite a la alta dirección tener la certeza de las operaciones realizadas y que con ello le sirca para la obtención de los resultados esperados, basado en ello para la adaptación de las empresas a las nuevas tendencias y aplicación de nuevas y mejores prácticas organizacionales se debe enfocar en la importancia que tienen cada uno de los componentes del marco integrado del control interno (COSO).

Para Sotomayor, Criollo, & Gutiérrez (2020) las empresas camaroneras por la falta de controles internos se han visto afectados ya que sus transacciones no son correctas y están provocando que la información contable que están presentando este con errores, concuerdan en que el control interno ayudará a las empresas camaroneras a mejorar la información contable y financiera, lo que les permitirá decisiones correctas y acertadas. Según García (2021), el control interno dentro de una organización debe contener métodos, planes y medidas a ser adoptadas dentro de ellas, con la finalidad de proteger sus activos y determinar el grado de confiabilidad de los registros y de la información que brindan, así mismo debe garantizar que esté funcionando de acuerdo a las normativas y leyes vigente que la regulan, con está podrán considerarse que la gestión empresarial se encaminara a la consecución de sus objetivos y metas.

CONCLUSIONES

El control interno es fundamental en todas las empresas, en el caso presente de acuerdo a los resultados presentado, se nota que a pesar de tener ciertos manuales y procedimientos, existen falencias en las aplicaciones de controles adecuados que evitan que la empresa tenga confiabilidad en la información, no cumplen con la segregación de actividades que son complementarias entre sí en los procesos productivos, así también se detectó que no se cumple en su totalidad con las actividades que se le ha designado en cada uno de los puestos de trabajo, debido a que en ocasiones la misma persona hace varias actividades o en su caso no están clara definidas las funciones de cada uno. Se debe ampliar el campo de temas en los que son capacitados el personal para que puedan realizar una mejor gestión en el ingreso y distribución de la información de los costos de procesos.

Se llega a la conclusión que la empresa debe fijarse políticas, manuales y procedimientos de forma clara y sencilla para que pueda ser aplicado por todas las personas involucrados en la empresa tanto el personal operativo como el administrativo y la Dirección ya que el Control interno es de aplicación general a todos los involucrados. En cuanto a los sistemas contables y de Costos se determina que se debería evaluar el actualizar el sistema existente y que este sea un sistema integrado y que sea altamente confiable y seguro.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

A los directivos y personal administrativo de la Empresa Masi S.A, de manera especial a los de las áreas de Contabilidad, Costos, Financiero y de la Dirección.

REFERENCIAS CONSULTADAS

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Carrión, P., Morales, L., Jaramillo, F., & Peña, J. N. (2017). El control interno como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala (Ecuador). [Internal control as an essential tool for efficient financial and accounting management in banana companies in the Machala canton (Ecuador) ]. Revista espacios, 39(3), 30-45. https://n9.cl/3vtdg

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López, A. & Cañizares, M. (2018). El control interno en el sector público ecuatoriano. Caso de Estudio: Gobiernos autónomos descentralizados cantonales de Morona Santiago. [Internal control in the Ecuadorian public sector. Case Study: Decentralized autonomous cantonal governments of Morona Santiago]. Cofin Habana, 12(2), 51-72. https://n9.cl/9wh12

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Whittington, O & Pany, K (2005). Principios de Auditoría. [Auditing Principles]. México. Mc Graw Hill.

Zamora, E., Narváez, C., Narváez, C., Erazo, E. (2019). Incidencia del control interno en la gestión administrativa de las IES. Caso: Departamento de Pastoral, Universidad Politécnica Salesiana. [Incidence of internal control in the administrative management of HEIs. Case: Department of Pastoral Care, Salesian Polytechnic University]. Revista Arbitrada Interdisciplinaria KOINONIA, Año IV. Vol. IV. N°2. Edición especial 2019. Recuperado de: http://dx.doi.org/10.35381/r.k.v4i2.477

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